문서의 편철·보관 및 폐기에 관한 내규

제정         2021. 10. 13.

1. 문서의 편철

① 처리가 끝난 문서는 문서철에 완결일자순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리·완결된 때에 발생·경과 및 완결순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 철하여야 한다.

② 문서철에 철하는 문서의 양은 200매 기준으로 한다.

③ 문서철은 문서의 기능별·보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능을 종합하여 문서철을 만들 수 있다.

④ 문서철은 별지 제2호의 서식에 의하여 문서철의 제목은 편철된 문서를 대표하는 기능의 명칭을 기재하되, 필요한 때에는 부제목을 기재한다.

⑤ 같은 기능에 속하는 문서의 양이 많아 그 전부를 1개의 문서철에 편철할 수 없는 때에는 지역별·인명별·기관별·월별 등으로 구분하여 수개의 문서철에 나누어 철하되 총권수 및 권별 번호를 부여한다.

⑥ 문서철 내의 면 표시는 전체 면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 왼쪽에 일련번호를 기입하되, 밑으로부터 위로 기입한다.

⑦ 문서의 색인목록은 별지 제3호 서식에 의하되, 문서철 표지의 뒷면에 첨부하거나 인쇄하고, 색인목록을 작성하는 때에는 개별문서단위로 기재하되, 처리는 완결된 문서가 같은 제목으로 여러 건 편철된 경우에는 이를 처리문서와 완결문서로 구분하여 1단위로 묶어 기재할 수 있다.

2. 문서의 보존

① 문서는 보존기간의 기산일로부터 1년간 처리과에서 이를 보관하여야 한다.

② 제1항의 기한이 끝난 후 보존기간이 5년 이상인 문서는 총무과에 이를 인계하여 총무과에서 그 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다.

③ 처리과에서 비치·활용의 필요성이 있는 문서는 처리과에서 보존한 후 총무과로 인계하여 그 보존기간이 만료될 때까지 총무과에 보존하여야 한다.

④ 문서는 서류함에 보관·보존하여야 한다. 다만, 총무과에서 보존하는 문서는 문서보존실을 설치하여 보존하여야 하며, 이 경우 서가 등에 정리·보존할 수 있다.

⑤ 제4항에 의하여 보관·보존된 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 하기 위하여 서류함 등에는 별지 제4호 서식의 색인표를 작성 비치하여야 한다.

⑥ 1건 문서로 완결되지 아니하는 문서는 문서철에 1건으로 임시로 철하여 그 문서의 처리가 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관하고 단위업무별 기능명칭을 기재하여 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 하여야 한다.

⑦ 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 생산기관·보존기간·생산년도 및 분류번호별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 총무과 및 처리과에 별지 제5호 서식의 보존문서기록대상을 각각 작성 비치하되, 보존기간이 10년 이하인 문서와 영구·준영구 문서를 구분하여 작성하여야 한다.

⑧ 총무과 및 처리과의 장은 연 1회 이상 보존문서와 보존문서기록대장을 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질·충해 등의 방지를 위하여 적절한 온·습도의 유지 및 소독 실시 등 필요한 조치를 강구하여야 한다.

⑨ 보존문서의 인계·이관 때에는 별지 제6호 서식의 보존문서 인계·이관서 2부를 작성하여 1부는 수령자의 서명 또는 날인을 받아 자체보관하고 1부는 인계·이관되는 문서와 함께 인계·이관하여야 한다.

⑩ 처리과는 이관되는 문서철의 색인목록을 복사하여 이관문서 색인목록을 만들고 이를 비치·활용하여야 한다.

⑪ 총무과에 보존중인 문서는 7일의 범위 내에서 대출할 수 있으며, 별지 제7호 서식의 보존문서 대출기록부에 대출사항을 기록·유지하여야 한다.

⑫ 보존문서를 마이크로필름, 광디스크 등의 전산매체에 수록하는 경우에는 수록대상, 절차, 관리 등에 관한 사항은 별도로 정한다.

3. 문서의 폐기

① 문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 이를 폐기하며, 이 경우 마이크로필름 또는 광디스크 등의 전산매체에 수록, 보존할 수 있다.

② 문서가 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에도 불구하고 이를 폐기할 수 있다.

③ 문서를 폐기하는 경우에는 별지 제5호 서식의 보존문서기록대장에 그 내용을 기재하여야 하며, 폐기대상 문서에는 별지 제1호의 폐기인을 찍어야 한다.

④ 내부부서 상호간에 수발되는 문서로서 처리과가 접수한 문서에 대하여는 이를 처리·완결한 때에 문서 접수대장에 폐기내용을 기재한 후 이를 폐기할 수 있다.

⑤ 폐기문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생·활용할 수 있다.

⑥ 문서의 정리는 매년 2월부터 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시하되, 사무처장이 필요하다고 인정할 때에는 수시로 이를 실시할 수가 있다.

4. 문서의 보존기간

① 문서의 보존기간을 책정하는 기준은 다음과 같다.

1. 영구

- 법인 관련 원본문서

- 정관 및 규정 관련 원본문서

- 이사회 또는 대의원총회를 거치는 중요문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

- 역사적 활용가치 또는 사료적 가치가 있는 문서

2. 준영구

- 규칙 및 내규 관련 원본문서

- 이사회 또는 대의원총회를 거치는 중요문서 중 준영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

3. 10년

- 사업 기본계획 및 보고서

- 일반 정책 및 사업추진 관련 문서

- 예산·결산 및 회계 관련 장부

- 행정업무수행의 참고 또는 사실의 증명을 위해 6년 이상 보존이 필요한 문서

- 지침 및 지시 관련 원본 문서

4. 5년

- 예산·결산 및 회계관계 증빙서류

- 감사 관련 문서

- 행정업무 참고 또는 사실의 증명을 위하여 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3년

- 각종 증명서 발급 관계 문서

- 단기적 업무계획 관계 문서

- 행정업무 참고 또는 사실의 증명을 위하여 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1년

- 일일명령, 회보 등 협의회 내 단순업무에 관한 문서

- 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등에 관한 문서

- 기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순·경미한 내용의 문서

② 이 내규에 규정되지 아니한 문서의 보존기간은 유사한 문서의 보존기간에 따르며, 처리과에서 활용, 참고의 필요성이 있는 문서는 이 내규의 보존기간에도 불구하고 계속 보존할 수 있다.

③ 회장은 정책 또는 사업의 변경, 수사·감사 도는 소송 등 필요한 경우에는 보존기간을 단축 또는 연장할 수 있다.

부   칙(2021. 10. 13.)

제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

<별지 제1호>

폐    기    인

폐      기

경기도체육회

.     .    .

3cm

<별지 제2호>

문서보관·보존철

	보존 기간	제목	보존					<뒷면에 별지 제2호 서식의 색인목록 인쇄>
								➜ 관리번호
			종료
								➜ 생산연도
	생산 연도		.								제목
								➜ 보존기간
			.
	분류 번호		종료
								➜ 분류번호
											생산연도
						제목
								➜ 기 관 명			경기도체육회

<별지 제3호>

색  인  목  록

문서철 제목 :

페이지	문서번호	제 목	월 일	수 신	발 신

210mm×297mm (인쇄용지(2급)  60g/㎡

<별지 제4호>

보관·보존문서철 색인표

서류함번호
일련 번호	보존 기간	생산 연도	분류 번호	문서철명 (수량)	일련 번호		보존 기간		생산 연도		분류 번호	문서철명 (수량)

297mm×210mm (인쇄용지(특급) 120g/㎡

※ 서류함번호 기재예시 : 5/1의 경우 5는 서류함번호, 1은 서랍번호임.

<별지 제5호>

보존문서 기록대장

생산부서 :                                                             생산연도 :

일련 번호	보존 기간	문 서 철		보 존 처 (서 고)	폐 기 (연월일)
		분류번호	제목(수량)

210mm×297mm (인쇄용지(2급) 70g/㎡

<별지 제6호>

보관·보존문서철 색인표

기관(부서)명 :

일련번호	보존 기간	생산 연도	문 서 명		비고
			분류번호	제 목
수령일자		수령자	소속 : 직급 : 성명 : (인)

210mm×297mm (인쇄용지(2급) 60g/㎡

<별지 제7호>

보존문서 대출기록부

일련 번호	대출일자 (대출기간)	문 서 철			대출받는 자		대출 사유	반납
		생산 연도	문서철 관리번호	제목	직급	성명 (서명)		일자	확인

297mm×210mm (인쇄용지(특급) 70g/㎡