문서관리 규정

제정          2021. 10. 13.

개정          2023.  8. 31.

개정          2023. 10. 10.

개정          2024.  2. 16.

제1장  총   칙

제1조(목적)  이 규정은 경기도체육회(이하 “본회”라 한다)의 문서 작성, 처리 및 통제에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)  이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 본회가 대내 또는 대외적으로 업무상 필요에 의하여 작성 또는 접수하는 모든 문서(“도면을 포함한다” 이하 같다)를 말한다.

2. “결재권자”라 함은 문서를 처리할 최종 권한이 있는 자를 말한다.

3. “문서 주관 부서”라 함은 본회 내에 문서 수발 사무를 주관하는 부서를 말한다.

4. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활동 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

제3조(문서의 종류)  문서는 법규문서, 지시문서, 공고문서 및 일반문서로 구분한다.

1. 법규문서는 법, 시행령, 정관, 규정, 요강 및 규칙 등 주로 법률사항을 정하는 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시, 일일명령 등 각 부서 또는 소속 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 본회 직원 또는 일반인에게 주지사항 및 본회의 안내사항 등을 수록한 문서로서 별지 제1호의 서식에 의한다.

4. 일반문서는 다음과 같이 구분한다.

가. 외부문서 : 본회로 발송되고 접수되는 문서를 말한다.

나. 내부문서 : 지휘계통과 각 부서간의 지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고, 명령 및 발령 등 본회 내부에서 시행되는 문서를 말한다.

다. 전언 통신문 : 본회 내외의 기관과 부서 간에 있어 긴급을 요하는 경미한 사항을 전화, 인편, 기타 통신방법으로 수발되는 문서로서 일반문서와 동등한 성격을 갖는다.

라. 기타문서 : 양식, 특수간행물 등 상기사항에 해당하지 않는 문서를 말한다.

제4조(적용범위)  ① 문서사무에 관한 규정은 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

② 비밀문서의 문서사무에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 이외 별도 규정에 의하여 처리한다.

제5조(문서의 성립 및 효력)  ① 문서는 해당 문서에 대한 최종 결재권자의 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 해당 문서가 상대자에게 도달함으로써 효력을 발생한다.

제2장  문서 작성

제6조(양식화)  모든 문서는 규정된 양식에 의함을 원칙으로 한다.

제7조(용지의 규격)  문서의 용지는 도면, 통계, 제 증명, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 21㎝, 세로 29.7㎝ 크기의 종이(A4 용지)를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

제8조(용어)  ① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 횡서함을 원칙으로 간결, 명료하여야 하며, 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 지시문서, 법규문서 및 계약서 등에는 필요에 따라 한자 또는 기타 외래어를 사용할 수 있다.

② 외래어는 한글로 표기하는 것을 원칙으로 하되, 의사전달이 곤란할 때에는 괄호 안에 원어를 사용할 수 있다. 다만, 필요할 때에는 원어만을 사용할 수도 있다.

③ 문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하고 년월일은 서기와 년월일의 글자는 생략하고 점으로 표시하며 시간은 24시간제로 4단 숫자로 표시하되 시분의 구분은 콜론(:)으로 표시한다. 다만, 금액의 표시는 같은 자로 할 수 있다.

④ 문서의 항목은 1, 가, (1), (가), 1), 가)와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.

⑤ 용어의 외부문서나 상신 문서에는 보통의 경어를 사용하고, 기타 문서는 불손한 감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략할 수 있다.

제9조(색채)  도표를 제외한 문서는 일반적으로 무색의 용지를 사용하고 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다.

제10조(수정)  문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 때에는 근거가 남도록 적색으로 두 선을 긋고 날인을 하며, 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제수를 표시하고 날인한다.

제11조(면 표시)  ① 문서가 2면 이상으로 계속될 때에는 문서 하단 중앙에 전면수와 당해 면의 일련번호를 기입하고 둘째 장부터 문서 상단 좌측에 분류기호와 우측에 시행년월일을 기입한다.

② 첨부문서에 면 표시를 따로 하되 전면수는 생략할 수 있다.

제3장  문서의 구성

제12조(문서의 구성)  일반문서 중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명, 부서별 분류기호, 분류번호 및 문서번호, 시행년월일, 수신기관으로 한다.

2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.

3. 결문은 발신자 명의 및 수신처 란으로 한다.

4. 문서의 두문 중 수신처의 표시는 경유, 수신, 참조로 구분하되, 수신기관이 2 이상일 때에는 “수신처 참조”라 쓰고, 결문 수신처 란에 수신기관을 표시한다.

5. 문서의 본문 중 제목은 문서의 제목을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며 내용은 해당 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 한다.

6. 문서 결문 중 수신처 란을 설정하는 경우에는 발신자 명의 다음 줄 좌측에 “수신처”라고 쓰고 수신기관명을 쓴다.

제13조(분류기호와 문서번호)  ① 분류기호는 문서기호와 분류기호로 하며, 문서 기호는 별지 제2호의 정하는 바에 의하고, 분류번호는 별도로 정하는 바에 의한다. 분류기호의 개폐는 주관부서에서 제정한다.

② 문서번호는 연도별 일련번호를 주관부서에서 분류기호 다음에 부여한다.

③ 모든 문서는 상단 좌측에 부서별 분류기호 및 문서번호를 결합하여 사용한다.

제14조(끝 표시와 첨부의 표시)  본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”자를 쓰며, 본문에 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 “끝”자를 쓴다.

제15조(발신명의)  ① 대외 발신문서는 회장 명의로 한다.

② 본회 내 부서 간 협조를 요하는 사항의 문서는 부서별 결재권자의 명의로 발신한다.

제16조(인장의 날인 및 간인 사용)  ① 인사 발령장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 회장 직인을 날인한다(전신에 의한 발신문서는 제외한다).

② 본회 내에서 부서 상호간에 수발되는 문서는 서명(사인)으로 할 수 있다.

③ 동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러 기관에 동시에 발신하는 경우와 같은 경미한 문서에는 직인을 아니하고 “직인생략”의 표시를 시행문의 상부 중앙에 표시하여 시행한다. 이 경우에 “직인생략” 결정은 문서 통제자가 기안지 상부 중앙에 날인한다.

④ 문서가 두 장 이상 계속되는 경우에는 그 합철되는 부분에 간인한다. 다만, 경미한 내용일 때는 그러하지 아니한다.

제4장  문서처리

제17조(문서의 접수)  ① 본회에 송달되는 모든 문서는 경영지원팀에서 접수한다. <개정 2023.8.31.>

② 경영지원팀 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 경영지원팀에 인계하여야 한다. <개정 2023.8.31.>

③ 경영지원팀에서 문서를 접수한 때에는 별지 제3호 서식의 문서접수대장에 기록하고 접수 문서에는 별지 제4호 서식의 문서처리인을 적당한 여백에 찍는다.  <개정 2023.8.31.>

제18조(문서분류 및 처리)  문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서내용의 처리를 주관하는 부서에 이송하고 문서가 2개 부서 이상이 관련된 때에는 가장 밀접하게 관련된 부서에 이송한다.

제19조(기안)  기안은 업무단위 책임자가 하는 것을 원칙으로 하고 서식이 따로 정하여 있는 것을 제외하고는 별지 제5호 서식의 기안용지를 사용한다.

제20조(수정 기안)  수신한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수정한 자구를 홍색 잉크로 수신한 문서에 기입하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

제21조(일괄 기안)  상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

제22조(장부에 의한 처리)  증명서 교부 및 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.

제23조(협조)  기안문서의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 협조를 얻어야 한다.

제24조(결재)  기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

제25조(결재방법)  ① 결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며 필요에 따라 결재 일시를 표시한다.

② 결재권자가 출장, 휴가, 기타사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로서 우선 시행하고 결재권자의 후결을 받아야 한다.

③ 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로서 우선 시행하고 결재권자의 후결을 받아야 한다.

④ 제3항에 의하면 문서를 시행한 후 규정의 결재권자가 후결함에 있어서 그 내용을 수정한 때에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보한다.

제26조(문서의 발송)  ① 경영지원팀에서 문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 별지 제6호 서식의 문서등록대장에 기재한 후 발송한다. <개정 2023.8.31.>

② 문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하다고 인정되는 문서는 등기우편으로 발송할 수 있다.

제27조(문서수발부) 경영지원팀에서 문서의 접수대장과 발송대장을 비치하고 문서의 접수와 발송상황을 기록·정리한다. <개정 2023.8.31.>

제28조(송신부와 수신부) 전신에 의하면 수발되는 문서를 기록하기 위하여 따로 송신부와 수신부를 비치할 수 있다.

제29조(통제기관) 본회에는 문서에 관한 통제사무를 담당하기 위하여 문서 통제관을 둔다.

제30조(통제의 내용) 문서통제자가 문서를 통제할 때에는 다음 각 항의 사항을 검토하고 문서에 직인 또는 전자이미지 직인을 날인한다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타 문서와 내용상의 중복 여부

3. 전결 구분의 착오 여부

4. 문서처리 기한의 경과 여부

5. 첨부물의 확인

제31조(보관 및 보존)  문서의 보관 및 보존은 별도 문서보관 및 보존 규정에 의한다.

부  칙(2021. 10. 13.)

제1조(시행일)  이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

부  칙(2023. 8. 31.)

제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

부  칙(2023. 10. 10.)

제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

부  칙(2024. 2. 16.)

제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

[별지 제1호]

회 보 서 식

경기도체육회 회보    제         호

20       .       .       .

지 시 사 항

연 락 사 항

공 지 사 항

상 벌 사 항

기          타

(발 신 명 의)

[별지 제2호] <개정 2023.8.31., 2023. 10. 10., 2024. 2. 16.>

문 서 기 호

부 서 명	문 서 기 호
경영지원파트경영지원팀	경영지원팀
총무회계파트재무회계팀	재무회계팀
전략홍보파트지역지원팀	지역지원팀
종목지역파트종목육성팀	종목육성팀
대외협력파트스포츠클럽팀	스포츠클럽팀
체육지원파트체육복지팀	체육복지팀
선수육성파트대회지원팀	대회지원팀
스포츠박스선수육성팀	선수육성팀
공정감사실	공정감사실
부속실	부속실
육성파트직장운동경기부 지원팀	직장운동경기부 지원팀
스포츠시설운영팀	스포츠시설운영팀
북부지원센터	북부지원센터
스포츠과학센터	스포츠과학센터

[별지 제3호]

문 서 접 수 대 장

일련번호	접수일자	문서번호	제 목	발송기관명	인수자서명	비 고

경기도체육회

[별지 제4호]

문 서 처 리 인

선 결				결 재 ∧ 공 람 ∨
접수일시	20 . . . 시 분	번 호
처리부서

[별지 제5호]

경기도 로고	경 기 도 체 육 회	도체육회 로고
수신자
(경유)
제 목

경 기 도 체 육 회 장
담당자		과 장		부 장		전결 01/
사무처장
협조자
시행	총무과경영지원팀 -	(20 .01.20)	접수
우			/	홈페이지
전화		전송		/	E-mail	/	공개

[별지 제6호]

문 서 등 록 대 장

등록번호	결재일자	분류번호	제 목	시 행				비 고
				일 자	수신처	방법	문서과 확 인

경기도체육회